ERP的成功要素——广州Adar公司实施案例

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管理有两重属性，即自然属性和社会属性。从自然属性上来看，ERP应该适合国内企业，因为制造业的生产过程是不分国界的，中国作为“世界工厂”，如果ERP的实施在国外会给制造业企业带来管理和效率上的提升，那么在中国也应该不会有水土不服的问题。然而，在ERP引入中国后的近二十年里，据统计只有30%的企业成功应用，其原因在于ERP还有另外一个社会属性，ERP成功的应用还与管理制度、企业文化、流程再造及管理创新等相关，而这些作为企业的“软实力”属性，才真正是ERP成功实施及应用的保障。
    一、ERP应用与企业管理制度
     案例：广州Adar公司新产品研发生产流程包括产品立项、研发设计等流程，如图所示。
    根据新产品研发生产流程，在样品制作及评审阶段结束后，进入小批机试制阶段，计划部将会在ERP系统中下达试制生产订单，生产部则根据ERP系统中的订单安排试制生产。公司遇到的问题是计划部经常无法在ERP系统中下达试制生产订单，原因是BOM维护人员还没有在ERP系统中创建好新产品的BOM（Billof Material物料清单）。究其原因是新产品的某些新增零部件还没有物料主数据，无法建立BOM。继续向上追踪问题所在，结果多是主数据信息提供部门没有及时提供相关信息，BOM维护人员无法在系统中建立新品BOM。
    探讨分析:在本案例中，Adar公司新产品试制不能顺利进行，属于业务流程中新产品BOM创建流程的问题。在ERP系统中，新增产品BOM时，必须先增加该产品BOM所包含的物料信息，即物料主数据。
    物料主数据收集工作涉及到研发、采购等多部门，而Adar公司新增物料主数据申请流程中数据收集责任不够明确。根据ERP项目管理理论，ERP实施流程包括ERP实施项目准备、企业业务流程再造、系统实现、系统上线试运行和系统正式运行几个步骤。新品BOM的创建流程应该在业务流程再造阶段确定后，而不是在系统正式上线运行发生此类事件后，再来追究原因解决流程问题。那么Adar公司为何发生这样的事情呢？事实上，ERP项目实施因为各个企业千差万别，流程繁多，尤其是流程细节问题，难以在业务流程再造阶段确定所有流程细节，需要在后续的使用过程中不断调整、修正和补充。完善后Adar公司主数据申请流程方案中数据收集责任如表1所示。
    通过完善新增物料BOM流程中主数据收集责任问题，Adar公司再没有发生过类似事件了。
    管理思想：完善的企业管理制度和积极的企业文化是ERP应用的保障。企业应用ERP就是把先进的管理思想和业务模式固化到ERP系统中，然后应用到企业中。在企业应用ERP系统的初期，需要完善和规范的制度来保障ERP有效的应用，而在后期应用阶段，企业主要的业务流程和制度已经和ERP有效结合，细节业务流程的完善则需要企业文化来保障。因此Adar公司解决问题的根本之处是首先完善企业管理制度，然后进一步建立积极的企业文化，让员工积极主动地思考管理中遇到的难题，而不是相互推诿。
    二、ERP应用与企业管理创新案例：Adar公司成品流水线上最后一道工艺——成品包装，因为缺少2个包装纸箱，导致部分成品无法包装入库。因计划员下发任务单时并没有发现纸箱缺料，查询ERP系统发现2个成品包装纸箱不久前被研发部门样品制作领用。经过协调，研发部门归还2个纸箱以保证成品的包装入库，以免延误发货时间。
    探讨分析：本案例中，经分析
    后发现纸箱被领走的原因是在Adar公司纸箱是一般零部件,研发部门领用一般零部件，经研发部门主管审批即可凭领料单到仓库领取，只有产品关键零部件，需经生产部门主管审查后才可以领料，以免影响生产计划。
    尽管研发部门归还2个纸箱后并
    没有影响客户发货，但影响了研发部门的样品制作。经过和公司管理层并结合ERP系统和业务流程会诊探讨后，提出两种解决方案：一是将研发部门用于样品制作的物料单独采购入库，并与生产用料分开管理；另外一种方案是样品制作同样通过ERP系统的订单管理进行管理，走正规的订单管理流程。通过比较两种方案的优劣，我们选用第一种方案。因为第二种方案对于有些不会进入后续阶段的样机同样需要维护很多基础数据，如销售视图、财务会计视图数据等，增加数据管理成本。
    在后续的使用过程中，发现启用
    ERP系统的“预留”机制对样品制作、维修等用料进行管理比单独采购管理更加有效，成本更小。办法是研发部门、售后部门对所需物料进行用料申请，ERP系统运行物料需求后统一采购入库，然后由物料计划部门对这些物料进行“预留”管理。经过流程优化后Adar公司再没有发生过此类缺料事件，达到预期效果。
    管理思想：通用ERP产品管理
    与企业个性化管理是普遍存在的矛盾，如果矛盾处理不好，ERP的成功应用可能功亏一篑，导致失败。根据SAP公司的统计，通用ERP产品中标准化的流程只能满足客户60%的需求,其余40%的需求都是个性化的。因此要求企业管理层必须清楚ERP实施应用不是相互模仿，以统一的模式应用，它允许企业发挥个性化管理，且能够使管理更为有效。
    变革是企业管理不变的真理，精细化管理和ERP结合能够更加高效发挥ERP的管理能力，细微之处的变通往往能够解决企业管理的顽疾。    三、ERP应用与BPR案例：Adar公司ERP正式运行一年后，中转仓库出现60多万元的库存无法过账的情况。Adar公司作为集团公司的独立核算事业部，除了部分对外销售订单外，90%的产品是为集团公司配套生产的。Adar公司与集团公司的成品供应及财务结算流程如下：1．集团公司下达采购订单，Adar公司根据集团采购订单安排生产，完工后入成品库；
    2．成品库保管员根据采购订单
    交货日期，组织监督成品送货，ERP系统从成品库移至虚拟的中转仓库并打印移库单，由送货人员确认；
    3．送货人员追踪集团公司的入
    库单，成品保管员核对移库单及入库单后交Adar公司财务；
    4．财务根据入库单建立销售订
    单，从中转仓库过账后开销售发票，形成应收帐款。
    理论上成品供应及财务结算流程
    是一个完善的业务流程，但在实际操作上存在较大的难度及弊端，主要原因如下：1．集团公司每天的采购量较大，采购订单的种类和批次有100个以上，并且有时需要变动调整，调整后保管员保管的采购订单往往不是最新版本的，从而导致采购订单与移库单不一致情况的发生。
    2．移库单与采购订单不一致，
    导致移库单与集团公司入库单难以对应；另外由于运输距离等因素，集团公司的入库单有时不能及时返回Adar公司，尤其出现不良品扣除及缺数的情况，对应难度更大。
    3．当成品仓库账面数据不准时，方，BPR是有效解决这些矛盾的管理思想；ERP包含很多已经证明是成功的管理思想和业务流程，不同公司使用时需要结合具体情况应用，但是企业必须是在充分了解ERP的基础上来做个性化的应用，如果改变经过多数企业实践证明是成功的管理功能，这样只会限制ERP的应用，作茧自缚。    　　
    ERP不是在成功实施后就可以一劳永逸给企业带来效益、效率的提升，而是需要在后续的使用过程中，不断地优化完善。良好的制度、高效的流程和ERP的有效运用是保障公司高效率的关键，良好的制度靠有效的绩效考核，能够激发企业人员的工作热情；持续的流程再造是提高流程效率和减少作业程序的有效手段；ERP是平台，是工具，三者有机结合才能够让平凡公司创造不平凡业绩。■作者单位广东轻工职业技术学院保管员有时直接移库至中转库以求账面的一致。因为上述原因最终导致中转仓库库存积压，日积月累出现60多万元的亏损，集团公司也提供不了更多的入库单给Adar公司过账开票。
    探讨分析：Adar
    公司业务流程中的各实体要素功能，总结如表2：根据表2各实体的功能，可以发现采购订单是公司生产、发货与入中转库的依据，因此建立以集团公司采购订单为中心的管理体系,理所当然地成为Adar公司整个物流管理的解决方案，但是这种解决方案曲解了ERP核心管理思想，即销售订单驱动生产、销售订单驱动采购的管理思想，所以导致集团公司的购、退都不能通过ERP得到很好的跟踪，因此建立标准的销售订单管理功能是解决坏账的关键。
    完善后的成品供应及财务结算流
    程如下：
     1．根据集团公司采购订单，Adar公司销售部门建立相应销售订单（附采购订单号），通过销售订单运行生产订单及采购订单；
    2．Adar公司生产完成后，物流
    部根据ERP系统中的未清销售订单清单发货并出具交货单（附采购订单号），并跟踪集团公司入库单（附采购订单号）；
    3．将对应的交货单、入库单交
    财务，财务维护结算价后开具发票，进入应收帐款。
    在通用ERP系统中，销售订单都具有很强的跟踪功能，如能够跟踪未清销售订单、财务未开票销售订单、退换货销售订单等信息。Adar公司启用标准的销售订单管理功能，取消中转库后，使中高层领导从关注生产订单完成情况，改变为关注销售订单交付情况，提高产品质量，避免退换货情况的发生，提高了公司的管理质量。
    管理思想：企业原流程如何与包含先进管理思想的ERP系统匹配；
    ERP包含的先进管理思想在企业中如何应用都是企业成功应用ERP需要认真思考的问题。企业应用ERP系统后，业务处理能力、信息获取能力及决策分析能力都得到提升，原有的组织架构和流程必然有不适应的地·点滴·帕金森定律一个不称职的领导，可能有三条出路，第一是申请降职，把位子让给能干的人；
    第二是让一位能干的人来协助自己工作；第三是任用两个水平比自己更低的人当助手。这第一条路是万万走不得的，因为那样会丧失许多权利；第二条路也不能走，因为那个能干的人会成为自己的对手；看来只有第三条路最适宜。于是，两个平庸的助手分担了领导的工作，领导自己则高高在上发号施令，他们不会对领导的权利构成威胁。两个助手既然无能，他们就上行下效，再为自己找两个更加无能的助手。如此类推，就形成了一个机构臃肿，人浮于事，相互扯皮，效率低下的领导体系。
    这便是英国著名历史学家诺斯古德·帕金森通过长期调查研究，在其所著的《帕金森定律》一书中所阐述的机构人员膨胀的原因及后果。