财务管理信息化应用现状分析

紫霞小仙子

       [摘 要] 中国加入世贸组织以后，国内企业面临更加严峻的市场考验，财务管理的信息化迫在眉睫。本文从现今国内企业财务管理信息化现状着手，分析其存在的主要问题，并研究可行的解决方案。

　　[关键词] 财务管理；信息化；ERP；FSCM
　　　
　　1　前言
　　
　　我国的入世，意味着中国的整体经济环境来了一次大“换血”，从政府到企业，无可避免地接受着国际经济环境的洗礼。高效的企业管理一直是中国企业的“软肋”，其中高效的财务管理更成了企业发展的瓶颈。在这个什么都讲求信息化的时代，财务管理的信息化显得尤为迫切。为什么我们与全球500强有如此大的差距?是什么阻碍了中国企业的发展壮大?怎样才能利用有利的经济条件，化劣势为优势?这些都是现代管理者们研究的热门话题。首先，选准一个切入点和突破口就等于抓住了牛鼻子，当然是从财务管理信息化着手。当前，信息化建设是推动企业管理创新、技术创新和制度创新的强大动力，而财务管理信息化是企业信息化的重点和核心，是一个关键环节。目前，企业内部财务信息失真、财务资金管理失控是一个突出的问题，而现代信息技术的发展为企业实行集中统一的财务管理创造了必要条件。大力推进企业财务管理信息化建设，可以加强企业内部财务管理与资金监控，从而提高资金使用效率和降低资金风险，并且还可以推动其他各项管理。
　　
　　2 目前企业在财务管理信息化应用方面存在以下几点不足
　　
　　(1)缺乏一个系统的、规范的、有多重访问级别的综合财务信息网。
　　(2)会计信息的传递速度慢、可靠性差。
　　(3)没有网上进行业务处理的功能。
　　(4)会计信息数据模式不规范，数据结构多种多样。
　　(5)缺乏全公司统一、齐全、详尽的实时财务信息资源。
　　(6)在Internet网上查阅信息效率低。
　　
　　3　企业财务管理信息化具体解决方案
　　
　　3．1规范企业的会计核算，加强财务管理，发挥企业监控作用
　　企业除了实时掌握各部门的动态情况，业务的变化外，最终要进行数据的合并，掌握企业整体的资金运作动态及企业发展状况。过去由于企业各部门或子公司的会计核算不规范，处理依据不统一，成本费用的划分标准不统一，致使上报的数据不规范而损害了数据的参考价值，甚至由于数据的不规范给企业决策带来了不少的负面影响。在启用财务管理系统以前，企业一般情况下会将提供的报表数据进行合并，然后企业高层再将各部门或者子公司提供的报表数据进行合并。报表提供的表面数据不能清楚地分析数据发生变化的原因，且可能具有不真实性。现代财务管理系统提供了账目合并的解决方案。通过系统对会计核算的规范程度控制，由高层界定成本费用的划分标准并通过系统对标准进行有效的控制，各部门或子公司的数据更可靠，高层在最短的时间内将各分公司财务账进行多层次、多角度合并后，再输出报表。并在系统财务分析的帮助下对企业各行业、各地区的运作情况，取得了很多的帮助决策的信息，提高了对市场的反应能力。企业的账务数据按不同的管理角度汇总后，能够进行多维立体分析。因公司在汇总中可以直接查询每一财务数据的数据来源，从而企业高层可以横向比较各经营中心的业务运行情况，分析哪一个地区经营状况较佳；或各经营中心横向比较下属企业的运作情况，为管理决策提供有价值的信息。
　　
　　3．2 应用财务供应链来管理资金流
　　小型的单个企业财务管理因为目标单一，管理简单，也许用上一个适合自身的财务软件就能基本解决问题。但如果是大型的集团公司，特别是分布地域较广的公司仅仅用一个财务软件根本不起多大的效用。马克思曾说：“经济越发展，会计越重要”(马克思《资本论》第三卷)，会计对于集团公司来说已经不单单是做账那么简单了。作为企业业绩改进工具之一的ERP(企业资源计划)，是各企业家所喜闻乐道的一件事。ERP是过去20年企业计算领域的一股大浪潮，《财富》前1000家公司有8596实施了ERP，但是能把ERP推行得很好的企业寥寥无几。事实证明，虽然说通常的ERP系统提供财务管理模块，它们能在一定程度上提高企业内部财务管理的自动化程度，但在企业之间的财务往来管理上仍然是人工完成，不少重大电子采购行为还没能实现付款流程的自动化。财务供应链(FSCM)这一新概念的出现，能进一步改善企业最核心部门的工作效率，专家们也普遍认为，它是继ERP之后下一个重要的企业经营模式。 　　在对财务供应链进行管理的时候，有两个方面特别关键：一是能否获得有关将来现金支出需求以及现金流入的准确信息：二是基本的技术实现是否已经到位。在过去3年中，网络已经成为企业之间联系的主要方式之一，企业的业务流程也都是建立在可以信赖的网络基础设施之上。发票收据、税款计算、发票核准、付款及现金管理方面的流程实现自动化已时机成熟。虽然可能还存在一些安全问题，但从技术上来说，已足够支持电子付款系统。如果能够构建一个完善的财务供应链管理系统，那企业不仅能够使现金流更加透明和健康，并能帮助供应商实现自助管理，降低发票处理以及对账调节的成本，改进期末结算，消除重复付款现象等。
　　不少自动化解决方案目前遇到的最大障碍是80％的流程仍然基于纸张，所以财务供应链的自动化解决方案必须从无纸化入手，并应尽量避免陷入复杂的业务流程重组。具体的财务供应链实施过程可以分为以下4个阶段：
　　3．2．1文档电子化
　　使用OCR技术替代繁重的数据录入工作；电子发票按购物订单进行核对、传递以便批准更容易，并能通过标准的工作流系统一路传递下去，从而留出时间处理各种例外情况。当无法利用OCR技术时，则需要加强进行例外管理的人工手段。
　　3．2．2 交易自动化
　　人工付款改为电子付款之后，就可以完全控制付款流程，从而能随时随地付款。电子付款不一定能够缩短付款周期，如果客户想保持30天的付款时间，那它完全可以在最后一天付款。不过有了电子付款，企业可以通过谈判为客户提供各种优惠条件来缩短付款周期。这里需要澄清的一大误解是，有人认为纸张流程造成固有期限的延误可以带来一定的好处。但其实对于大多数企业来说，运营效率提高所带来的效益，加上能够随意安排的付款日期，大大补偿了浮动收入带来的任何损失。另外，自动化技术还使得利用支出控制来优化现金头寸变得更为可行。
　　3．2．3 管理自动化
　　在美国，Sarbanes—Oxley法案在法规方面给企业运营带来了新的压力，如果没有端到端的自动化解决方案，要实现报告的准确、迅速和透明是不切实际的。
　　3．2．4 在不同地区销售，使用税率各不相同，而且每年变化繁多，自动化的解决方案则能在提高企业运营效率的同

时节省财务管理成本。
　　可以加强财务供应链中各个部门之间的联系，从而排除了付款链的不确定性，可根据日常应付账款和应收账款的准确信息来帮助企业优化现金管理，同时能改善信贷决策，并有机会寻求外部融资渠道，例如代理融通等。美国一家公司最近实施了财务供应链管理系统，结果表明其运营效率大幅度提高：85％的交易不再需要数据录入；发票受理的成本降低了一半多，每笔减少至1．27美元；运营成本也减少了30％(全时制工作人员减少所带来的直接影响)。其他的重大好处包括：改善了交易和付款条件；减少了对支持多个付款系统的IT资源的需求。
　　
　　3．3 提高财务人员工作效率和质量
　　无论是单个的小型企业，还是跨地区的集团公司，要实施财务管理的信息化，人员的培训都是个亟待解决的难题。会计电算化的实施是一个较为复杂的过程，不仅包括前期的软硬件选用、财务人员上岗培训、财务制度重新设计，还包括实施初期的手工与财务管理系统并行运行、方案修正和实施后期的功能扩展、二次开发等。每一阶段实施的效果都和财务人员的素质紧密相连。知识经济时代的到来，要求更新财务管理模式，会计人员面临新的考验。改进财务人员培训工作，提高会计人员素质势在必行。以下是对财务人员特别是会计人员培训的几点建议：