从职业心理学视角看教学秘书队伍建设

紫霞小仙子

        摘 要:本文从职业心理的职业兴趣角度阐述和分析教学秘书所需要的心理特质,进而提出高校教学秘书队伍建设的几点建议。
　　关键词:教学秘书 职业心理 职业兴趣

　　“教学是立校之本”,教学工作是高校重中之重的工作。教学管理的水平和质量直接影响着教学工作的好坏,进而影响高校的根本任务——人才培养。教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者,是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带。具有上令下达,下情上报,维持日常教学、行政工作,管理档案材料等作用。因而,教学秘书在工作中要求具有较高的政策性、较强的服务性、较专的业务性。
　　然而,随着我国高等教育的不断发展,高等教育大众化时代的到来,学生人数剧增,教学秘书工作量较大,责任也更重,而由于得不到足够重视及各种历史原因,教学秘书队伍普遍存在如下问题:（1）对教学秘书工作认识和重视程度不够,队伍稳定性差,结构不合理、经验缺乏、业务素质不高;（2）缺乏服务意识,缺乏奉献精神,积极性不高;（3）缺乏专业培训,知识结构单一。虽然也有高校引进高学历人才,却不足以解决这些问题,这些问题的出现可以从两个方面分析,首先是外部原因,学校管理层和人事部门在引进人员时是否做到人职匹配,其次是内部原因,教学秘书对自身的认识和要求是否与学校达成一致。因此,本文从职业心理学中的职业兴趣维度出发,从内外两方面分析高校教学秘书队伍建设。
　　
　　一、职业兴趣
　　
　　职业兴趣,即个体力求了解某种职业或进行某项职业活动的心理倾向,如有人喜欢研究理论,有人热衷事务工作。美国著名的职业心理学家霍兰德（John Holland）提出了职业兴趣六边形模型（RIASEC）,把职业兴趣分为六种,即现实型（Realistic type,简称R）、研究型（Investigative type,简称I）、艺术型（Art type,简称A）、社会型（Social type,简称S）、经营型（Enterprising type,简称E）、事务型（Conventional type,简称C）。
　　现实型（又译技能型）,具有此类倾向的个体,往往身体技能及机械协调能力较强,沉浸于工具与技术的世界。稳健、务实的他们喜欢从事规则明确的活动及技术性工作,甚至热衷于亲自动手进行创造,具有比较强的实践性。不善言谈,对人际交往及人员管理、监督等活动不太感兴趣。
　　研究型（又译调查型）,具有此类倾向的个体,喜欢理论思维或偏爱数理统计工作,能对解决抽象问题投入极大的热情。他们通常倾向于通过思考、分析解决难题,而不一定落实到具体操作。
　　艺术型,具有此类倾向的个体,对具有创造、想象及自我表现空间的工作显示出明显偏好。他们和具有研究型倾向的个体相同之处在于创造倾向明显,对结构化程度较高的任务及环境都不太喜欢,对机械性及程式化的工作了无兴趣。
　　社会型（又译社交型）,具有此类倾向的个体,喜欢以人为对象的工作。他们通常言语能力优于数理能力,善于表达,随和,乐于与人相处,给人提供帮助,具有人道主义倾向,责任心也较强。习惯与人商讨或调整人际关系来解决面临的问题。
　　经营型（又译企业型）,具有此类倾向的个体,喜欢制定新的工作计划、事业规划以及设立新的组织,并为有效发挥组织作用而积极地进行活动;喜欢影响、管理、领导他人;自信,精力充沛、支配欲和冒险性强,具有较高的成就需求。
　　事务型（又译传统型、常规型）,具有此类倾向的个体,喜欢高度有序、要求明晰的工作,对于规则模糊、自由度大的工作不太适应。不喜欢承担领导者的责任,习惯于服从,一般较为忠诚、可靠,偏保守。工作仔细、有毅力、有条理、责任心强。对社会地位、社会评价比较在意。
　　兴趣与职业的匹配程度决定了个体的职业满意度、稳定性和成就感。据相关研究,如果一个人对某一工作有兴趣,则能发挥他全部才能的80%--90%,并且长时间保持高效率工作,而不感到疲倦。而对工作没有兴趣的人,只能发挥其全部才能的20%-30％,也容易精疲力尽。因此兴趣是职业发展的动力。
　　从外部分析看,教学秘书长期忙于事务性工作,比如课表的安排、考试的安排、学籍的管理、教学档案的建立、毕业论文材料的保存等教学管理工作,比较琐碎、繁杂和非专业性。同时教学秘书还需要统筹时间、勤于记录,增强工作的计划性和条理性。只有职业兴趣属于事务型或者现实型的人更适合从事这一工作,而让职业兴趣是经营型或者艺术型的人来从事这一工作则完全不匹配。
　　另外,大学教学管理的对象为教师和学生,不同于一般管理中的被管理者。高校教师作为具有较高学术水平的知识分子群体,学生作为接受系统高等教育的学习者,他们的价值观、 行为方式以及对待管理的态度、接纳管理的能力等都有其特殊性的一面。要在教学管理中解决既保障教师“教”和学生“学”,又能有效实施对教学过程的控制,良好的沟通是提高教学管理工作的质量和效率的前提。充足、 全面、 准确的信息离不开沟通,没有达到效果的沟通,教学秘书就难以了解学院教学工作的问题。同时教学秘书的工作具有相似性,工作内容大致相同,教务秘书在工作中难免会遇到困难或挫折,这时可以向其它教学秘书咨询或者寻求帮助。加强沟通,互帮互助,在教学秘书之间建立团结协作的良好关系有利于营造教学秘书工作良好的工作氛围。所以职业兴趣类型也要充分考虑是否含有社会型,是否愿意帮助别人,愿意与人打交道,虽然教学秘书的工作事务性的比较多,但沟通确是工作中不可缺少的工具之一。
　　因此,管理层和人事部门在招聘教学秘书这一岗位时就应该考量应聘者的职业兴趣类型,避免招聘到职业类型完全不匹配的人。
　　从内部分析看,教学秘书自身应清楚了解自己的职业兴趣,如职业兴趣和工作达不到匹配,也不必太气馁,因为我们可以在工作之余通过学习、兼职等发展非职业兴趣。如有人喜欢艺术,但是难以从事这项工作,则可以在日常生活中参加学习班,如插花班、舞蹈班,提升自己。也可通过不断的业务学习和参加培训,逐步培养对教学秘书工作的兴趣,如职业兴趣是研究型的,也可通过参与有关教学管理科研方面的工作达到平衡。
　　
　　二、建议
　　
　　（一）引进人才充分考虑人职匹配
　　这是最重要也是最根本的问题,教学秘书岗位的职业兴趣类型中必要的类型是事务型和社会型,其他类型并不是不可以存在,前提是事务型和社会型占首要位置,只有引进适合的职业兴趣类型的人,其才能在这个岗位上发展自己的优势和能力,也才能保证教学秘书队伍的稳定性和积极性。
　　（二）加强能力培训
　　加强沟通能力、人际交往能力、协调能力和组织能力的培养。建立多层次、多渠道的沟通交流方式。既有与学校教务处,与学院领导,与教师,与学生,与其他学院教学部门,与教辅等部门,与这些不同层次的沟通的方法、手段各有不同的要求,必须突出重点,有的放矢。培训教学秘书掌握一定的沟通技巧,不断锻炼教学秘书的沟通水平。人际交往是人类生活中不可或缺的重要组成部分,提高人际交往能力有利于助人型工作的顺利开展,从而减少工作障碍,提高工作自信心。学生和教师的人数较多,矛盾也较多,教学秘书必须具备快速解决矛盾,很好地协调各方面关系的能力。
　　（三）体现人文关怀
　　事务型的人对社会地位、社会评价比较在意。因此要改变一贯的对教学秘书队伍的不重视态度,重内在需求激励,通过特长的发挥、进修和深造、担负工作职责、尊重和荣誉、职务职称晋升等方式加以满足。
　　
　　参考文献:
　　[1]侯建梅.对高校教学秘书工作中存在的问题的分析与思考.科技咨询导报.2007.NO.12.
　　[2]赵丽梅,曹霞,武春成,韩璐. 从工作现状谈高校教学秘书职业倦怠的成因.华章.2011.第3期.
　　[3]陶薇. 浅谈高校教学秘书的工作现状和队伍建设. 中国科教创新导刊.2011.NO.10.