构建企业项目管理支持信息系统初探

acq02469

     近几年来，在项目管理界一直在提倡和推行“组织的项目管理成熟度模型”的概念。据相关资料统计，国际上至少有30种以上这类的模型发表。典型的项目管理成熟度模型是Harold Kerzner所倡导的PMMM和PMI发表的OPM3。这些模型按不同的方法描述了一个组织从开始认识到项目管理的重要性，径直达到组织的项目管理卓越的进程。在这些模型中，“建立一个专门从事项目管理工作的职能部门，——如，项目管理办公室、项目支持办公室或卓越中心——对于组织的项目管理提供全面的支持是它们共同的观点。现在，从事项目管理的人员日益增多，虽有多年实践经验的老者，但更多的是步入这个领域的新人。如何更快地提高项目管理者的技能，使他们全面理解并掌握项目管理的理论、技术和方法、工具，建立一套实用、便捷的“企业项目管理支持信息系统（Organizational Project Management Support Information System，简称OPMSIS）”是一种正确的选择。
     “项目管理信息系统(Project Management Information System，缩写为PMIS)”这个术语我们并不陌生，按PMBOK中的定义，PMIS是由用于收集、综合和传播项目管理过程成果的工具和技术组成的系统，支持从项目启动开始直到收尾的各个方面。它的核心功能是应用信息技术对于项目全过程进行管理。我们这里所说的OPMSIS，似乎和PMIS是同一个术语，但其功能是有别于PMIS的，它侧重于为项目管理人员在把握项目方向、如何实施项目管理、如何高效地从事项目工作、如何提高项目管理技能等方面提供支持或指导，而不是对于项目实施具体的管理。
     基于如上的考虑，笔者以Microsoft Project 2003 Server为平台，为某工程建设单位（业主方）建立了一套OPMSIS，做了一次有益的尝试，本文就此次实践中的相关问题进行探讨，与大家共享。
     1. 系统目标
     在构建OPMSIS前，应当为其建立的预期目标，本OPMSIS构建的是：
     1）为项目管理人员提供项目管理工作本身与国家大政方针保持一致方面的支持。
     2）为项目管理人员提供在项目管理过程中所需要的指导方针、技术和方法，以及工具和模板等方面的支持。
     3）为项目管理人员提供对外、对内的行政审批和其他办事程序指南的支持。
     4）为项目管理人员提供学习和提高项目管理知识方面的支持。
     5）系统要有很强的针对性、实用性，操作和维护简捷、方便和高效，能支持整个企业的项目管理。
     2. 内容选择原则
     构建OPMSIS的第一步就是要恰当、合理地选择支持信息的内容。在这个信息大爆炸的年代，笔者认为，应当坚持如下三字的原则：“广”、“精”和“准”来进行选择。
     “广”是指支持信息所包括的范围应当广泛。由于项目管理人员在项目管理全过程中需要多方面的信息支持——大到国家的大政方针，小到办理某个许可证书——因此，在OPMSIS中应当尽可能全面地为他们提供可能用到的各类信息。
     “精”是指所收集的信息应当是精华中的“精华”。“广”并不等同于大量信息堆积。项目管理人员工作繁忙，没有更多时间在无边无际的信息海洋中来定位所需要的内容，因此，收录在OPMSIS中的信息应当是针对企业所从事的项目类型严格筛选的，把那些重复的、相近的、与本企业的项目管理类型关系不十分密切的，或过时的信息全部排除在外，只保留精华，做到信息量“最小化”。
     “准”是指所收集到的信息内容要确保准确无误。由于OPMSIS是为项目管理人员提供工作指南的，如果信息本身就有误，将会产生严重的后果，或误导了项目管理工作。例如，在办理行政审批工作中，如果信息中遗漏了某个必须提交的文件资料，办事人员就可能需要往返多次，浪费了时间，也影响工作的进展。
     因此，在设计OPMSIS中一定要坚持“广、精、准”的原则，从源头上把好关，才能确保最终建立起来一个高质量的支持工具。
     3. 内容选择与组织
     基于以上的原则，OPMSIS中内容的选定一定要紧密结合企业的实际需要，切忌照抄其他企业。在笔者为工程建设企业（业主）构建的OPMSIS中选择了以下几组信息内容，法律和法规、项目管理过程支持、行政审批支持、项目管理知识支持和其他。
     1）法律、法规
     法律、法规是企业进行项目管理工作的最高指导方针。在工程建设项目中，项目的立项和实施都必须遵照国家的大法，如：“中华人民共和国建筑法”、“中华人民共和国环境保护法”、“中华人民共和国城市规划法”和“中华人民共和国土地管理法”等。因此，在OPMSIS中提供了这些法律和法规，需要时项目管理人员可随时查阅和对照。
     法律、法规主要由国务院和各相关部委颁布，企业所在的省、市相关部门，有时也会颁布在本地区内贯彻实施这些法律、法规的具体办法，这些都应当列入到OPMSIS中来，以便项目管理人员在应用中更加符合本地的实际。
     项目管理过程支持应是OPMSIS的主体部分。
     首先应当根据企业项目的特点把项目的生命期划分为恰当的阶段。在本OPMSIS中，由于企业是一个工程建设项目的业主方，所以其项目的生命期划分为5个阶段：前期工作阶段、设计阶段、施工招标阶段、施工阶段和验收结算阶段，为每个阶段分别建立相应的支持信息。
     在每个阶段中，支持信息可以按5个类别进行组织，即指导方针类、程序和流程类、表格类、检查清单类，以及示范文本和模板类。
     本部分支持信息的来源主要是企业自身或上级单位，多为企业制定的项目管理过程中的规定、细则、流程等，在选择和装入这些信息时要验证其时效性，避免重复和冲突，应当选用最新的版本。
     3） 行政审批指南支持
     作为一个工程建设单位，无论是在项目的立项阶段，还是项目的设计、施工和验收阶段，都需要办理众多的行政审批手续。例如，在项目前期阶段，就需要办理建设用地审批、可行性研究报告审批、环境影响审批以及项目建议书审批等；在项目设计阶段不仅需要办理设计方案的报批，还需要办理环境、环保、消防、市政管线等等一系列方案的审批。这些审批工作非常烦琐，要到不同的政府机关办理，每个职能部门各有各自的办事程序，需要携带不同的文档资料，不用说一个新人，就是一个曾经有过以前办理过这些审批工作的人也难以都记得清楚准确。在OPMSIS中，把这些行政审批的指南归纳到一起，项目管理人员可以很快的找到需要的信息。
     4）项目管理知识支持
     项目管理人员需要不断地学习和提高项目管理知识，特别是新步入项目管理界的人员。在OPMSIS中应当把学习和应用项目管理知识作为一项重要内容。
     项目管理知识支持可以按PMI所提倡的9个知识领域和5个过程组进行组织。其中在每个知识领域中可以分为4组，即项目管理过程、项目管理技术和方法、项目管理工具、过程的输入和输出。可以通过PMBOK指南第3版（中文版）获得这些知识。
     5）其他
     项目管理人员经常需要与上级、客户、供应商和团队内部进行沟通，也需要掌握国家的和地方的相关部门的最新的指示或消息，因此，在OPMSIS的其他类支持信息中为其提供组织内部联系信息表、客户联系信息表、政府相关办事机构的地址、上下班时间、办事范围、办事程序，国家部委和本省市政府机关的网站地址等。
     4. 构建方法
     OPMSIS的构建可以采用独立平台，也可以在企业的OA系统上或PMIS系统上建立。笔者在Microsoft Project 2003 Server平台上利用“文档”中心建立了此系统，Project 2003 Server 是基于Web的，在文档中心能够比较方便的上传、组织和阅读文档。
     5. 改进维护
     OPMSIS有很强的针对性和时效性，不应当是一个“一劳永逸”的系统。因此不断的改进和维护工作是必要的，改进和维护工作主要有：
     1） 密切关注是否有新的相关法律、法规颁布，已经收录入的法律、法规是否有更新或被废除。应该定期检阅，保持最新的版本。
     2）企业的项目管理指导性文件也会有新增、更新或废除的情况，各职能部门应及时与该系统的维护人员通报，及时更新。
     3）项目管理成熟的另一个特征就是要总结项目经验和教训，并把他们传递到后续的项目上。因此，每个项目中所产生的组织资产（如实用的表格、检查表、模板等）都应当及时收录到OPMSIS中，以便其他项目使用或借鉴。
     6. 小结
     项目管理支持信息系统在组织提高项目管理成熟度的进程中起着重要的作用。构建这样一个系统既要考虑到覆盖项目管理的各个方面，又要做到信息优选，使信息量最小化，更要确保信息的准确性。支持信息内容范围的确定一定要紧密结合企业自身的项目管理特点和实际，不可照抄别人。系统应当操作简单、实用，便于维护。系统应当定期检阅和更新，保持其实用性。
     本文所提出的一些观点只是笔者的粗浅体会，在此抛砖引玉的目的是希望与读者共同探讨。