浅谈企业档案信息化治理

紫霞小仙子

随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。2002 年，中心发出大力加强企业治理信息化建设的要求，并提出具体工作目标，旨在推动企业治理信息化建设的健康发展，进步企业治理水平和市场竞争力。企业档案信息化建设是国民经济和社会信息化的重要组成部分，是当今档案资源开发利用和档案事业发展的大趋势，对于推动国民经济和社会信息化具有非常重要的战略意义和历史意义。
　　
　　一、信息化时代企业档案工作的新变化
　　
　　企业档案是企业生产、经营、治理等各项活动的真实记录，是企业开展各项工作的基础信息，是企业资产的重要凭证和依据。企业档案信息化是运用现代网络技术、信息技术和通讯技术，将档案转化为一种信息资源，在企业内部充分实现资源共享，为企业生产提供更好、快速、高效、便捷的服务。信息时代的企业档案工作与传统的档案治理相比，内涵和外延、方式和方法都在发生新的变化。
　　(一)企业档案载体丰富多彩
　　过往传统意义上档案主要是文书档案，随着新技术、新材料在办公领域的广泛应用，特别是办公自动化的逐步推广，电子文件、声像档案、电子图纸作为新型的档案载体，以其快捷的办文进度和传递速度表现出纸质档案无可相比的上风。人们不再以单一的文字形式而是以文字、图片、声像等多种形式记录人类活动的情况与信息，并将它们转变为静止的记录符号。计算机辅助技术的应用使企业在工程设计、施工和产品研发、生产中，形成以反映二维绘图、三维仿真模拟设计的文字、图形、声音、图像等多媒体信息，常见的纸质、照相胶片、磁带、光盘、软磁盘等都成为作为档案信息载体。人们不再受时间、地点的限制进行工作，并且利用计算机和信息网络的有机结合，使档案资源的形成方式出现了载体多样化的变化。
　　(二)档案工作手段发生改变
　　现在的档案工作平台在变宽，不再是过往那种穿针引线的方法，档案工作的手段发生了质的奔腾。在今天信息化的背景下，档案信息开发与利用，以前所未有的手段，在前所未有的范围，充分利用现代工具，发生或正在发生着深刻变化。档案部分建立了自己的网站，档案馆配备了现代设备，采用计算机治理，鼠标一点，一览无余，为我们提供了极有利的工作条件。
　　(三)档案治理职能进一步强化
　　信息化时代，档案部分的潜伏功能不断得到发挥，不论是宏观上的档案事业治理，还是微观上的具体业务，其社会职能都大大拓展。以往的企业档案工作者往往以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收的身份做为对其企业档案的监视、指导和接收,但今天企业档案职员假如不积极参与文件的形成和保管过程，则很难把握到企业信息的核心部分，甚至接收不到档案。因此，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者不能坐等档案的最后形成与回档，他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监视指导职能,参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件治理办法》，提请企业信息集成系统的编制职员在其系统的设计和运行过程中加进电子档案文件的鉴定、回档、保存、利用等档案治理内容。此外，企业档案工作者要对档案信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法往收集信息，紧密结合企业生产经营、改革发展的实际及社会的发展趋势，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，为企业生产建设提供信息化服务。
　　(四)档案信息需求利用广泛
　　以往，信息资源由于受量少、零散、形式单一、内容专门化的制约，不能适应人们对各类信息和历史依据日益迫切的需求。而今，随着科学技术的不断发展，信息资源已呈现出量大、系统、形式多样、内容真实丰富的现状。企业生产、经营、科研和建设以及其他行政治理，从内容到形式已变得多种多样，对信息资源的依靠性也越来越大。同样，也由过往对档案信息的单一需求，转化为对档案、现行文件、图书、情报检索资料的综合需求。随着企业信息化建设的不断推进，注重信息的时效性，通过信息系统、信息网络获得各种可利用的信息资源，并及时、正确地应用于企业生产经营的全过程，已成为企业信息化建设的主旋律。因此，被动的、手工式的提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的服务方式所代替。
　　(五)档案职员素质要求进步
　　档案治理职员的综合素质，直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，对发挥档案资料整体效能有着不可替换的作用。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新载体形态方式的公文的大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现，深刻影响着企业档案工作队伍结构及档案职员知识结构的变化，对档案治理职员的政治素质和业务素质提出了更高的要求，档案治理职员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案治理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的治理方法治理档案的基本技能。概括来说就是：政治过硬，道德高尚；知识广博，业务精良；严谨求实，开拓创新；肯定自我，善于公关。
　　
　　二、强化企业档案信息化治理的思路
　　
　　目前我国企业的档案信息化建设还处在探索和发展阶段，信息化治理的上风未能充分发挥，因此，在很多方面还存在着这样或那样的题目，已不能完全适应信息技术发展对档案工作的新要求。因此，档案工作必须适应新形势，迎接新挑战，开创新局面，全面推进企业档案信息化建设。
　　（一）加强档案工作领导，增强档案信息意识
　　档案信息化建设是新时期档案部分的一项基础性工作，是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。企业领导者的档案治理的信息化意识水平直接决定了企业档案信息化建设以及信息化的深度和广度。为此，作为企业的领导者，应切实把企业档案信息化建设摆上议事日程，从建设一流企业和科学化治理的高度熟悉档案信息化建设工作的极端重要性，并关心和支持这一事业。要积极倡导和鼓励、支持有所作为的理念和行动，并把档案信息化治理纳进本企业工作计划和考核范围。其次，各级领导，尤其是主管档案工作的领导，要了解档案工作现状，精心策划，制定方案，提供人才、技术、设备及资金保障，指导档案部分依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和题目，真正使这项工作成为一把手工作。
　　（二）实施科技兴档，实现信息资源共享　　企业档案、图书、情报、资料，共同构成企业的信息服务体系。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的档案文献情报，任何一个部分都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、资料、图书、情报等部分各自为政的局面，建立一个完整的信息利用系统，依托企业信息化建设，运用计算机网络技术实行一体化治理，充分发挥整体上风。基于此，应做到以下两点：一是实行数字化信息治理。将档案信息以图、文、声一体化方式存储与传输，缩小档案的存储空间，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库，从而使档案信息资源共享成为可能；二是实现网络化治理。企业档案信息化建设应依托企业网络系统建设取得设备、资金上的支持，通过现代科学技术，为信息的有效利用创造良好的条件。通过构建网上档案服务平台，把已转化为数字化的多种形式的多媒体档案信息数据库在网上发布，实现异地随时查询和利用档案信息，从而使档案信息用更快捷、更生动、更形象的方式为企业各部分提供最优质的利用服务。
　　（三）加强基础治理工作，实现档案规范治理
　　档案部分要利用现代化的治理理念、治理手段、治理方法，加强对信息文件积累、鉴定、著录、回档等环节的监视、指导，进步档案服务水平，使档案工作达到标准化、规范化、信息化，以更好地为企业的生产、经营提供服务。要把握先进的数字化技术，选择好建库软件，做好档案的著录和标引工作，按照档案数据标准，同一著录项目，同一著录格式，同一检索语言，规范制作数据，规范检索标识，进步档案数据检索的正确性和完整性，使利用者可以迅速正确、多途径、多角度地对数据库中的信息进行检索。要做好电子文件回档和治理工作，为信息资源开发奠定基础。在收集回档中，要留意电子档案的系统性、完整性、真实性和有效性。要和回档职员密切配合，做到多渠道、全方位地收集各种电子文件材料，防止电子文件分散在各个部分，杜尽