近年来信息技术的重要性逐步为企业界所认同,其广泛应用也给企业带来了可观的经济效益,因而其已深入到企业的各个阶层。信息技术及应用归纳起来主要有四类:一是自动化的设计、生产系统(CAD、CAM),大大提高了劳动生产率、产品质量和产品市场化的速度;二是业务处理系统(TPS,EDP),将基层业务人员从大量重复的、烦琐的数据处理中解脱出来,提高了工作效率和工作质量;三是管理信息系统(MIS)将企业作为一个整体来进行全面的信息管理,加强了统计、分析和报告的功能,满足了中低层管理者的需求;四是经理信息系统(EIS)和决策与集体决策支持系统(DSS,GDSS),提高了高层管理者的决策水平和工作效率,可以说信息技术已经渗透到并且正在越来越多地影响着现代化企业的方方面面。正是在这种背景下,信息技术成为管理的一个重要对象,并且资讯管理上升到企业发展的战略地位。与生产管理、营销管理、财务管理、人事管理和研发管理鼎足而立,因此企业管理者需要深刻认识到信息技术的作用,树立资讯意识,在企业中建立全面的资讯管理(Total Information Management)。
信息技术带来了新的生产方式,带来了企业内部的结构性调整和外部市场环境的新变化,即信息技术的创新带来了市场创新、生产创新和管理创新,引发了企业管理理念的转变,正是在这种背景下,1990年哈默博士提出了企业重组(BPR,Business Process Reengineering)的思想和方法。可以说企业重组不是一个渐进的改良过程,而是在对企业的目标和战略进行根本性思考的基础上所开展的改造;它追求质量、成本、产品市场化的速度和服务水平的巨大改善;它打破了传统的按照职能和部门进行思维的习惯,重新考察和规划企业的过程;它通过删除不必要的、不增值的活动,如减少审核、检查与控制等环节,变事后控制为事前控制,变职能管理为过程管理。实际上企业重组是对原来许多管理思想和方法的集成,诸如复杂产品设计领域中成效显著的并行工程的方法,广义的全面质量管理,以及工作小组方法等等。这里值得强调的是,如果不能较好的利用信息技术,企业重组的效果将大打折扣、甚至是不可能实施的,因此指出信息技术的基础地位是极有意义的,可以说没有信息技术支持的BPR就不是真正的BPR.
在工业化和区域性经济中,企业的独立性较强,规模较集中,企业的战略层决策往往是受个体控制,但在全球化的信息时代,由于市场灵活多变,企业内部、企业之间需要协作精神,重大决策很少也很难由个体来完成,而是需要群体决策。群体决策的关键在于如何保证群体之间信息交流顺畅,摆脱个体权威的影响,使得最终形成的决策具有客观性和公正性,这在传统的企业管理模式中是很难做到的。而信息技术的应用则能完全改变企业决策层的决策方式,如目前正在研究的群体决策支持系统(Group Decision Support System ,简称GDSS),能让分散在不同地方的决策者在同一时间通过远程电视会议系统和联网计算机仿佛置身于同一会议室,面对面地在一起讨论某些重大的决策。GDSS不仅使决策者们能方便地交流信息、协调工作,而且还具有特殊的工作机制,可以防止产生消极的群体行为,限制某个决策个体或小集团对决策的影响,在必要时,还能对某个决策者的个人意见保密,使得每个决策者在讨论中能消除畏惧心理,大胆充分地发表意见,保证了最终形成决策具有准确性、客观性和公正性。